Rekisteri- ja tietosuojaseloste

Tämä on henkilötietolain (523/1999) 10 §:n ja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteriseloste. Pyrimme pitämään tämän rekisteri- ja tietosuojaselosteen ajan tasalla lainsäädännön muuttuessa. Tiedotamme rekisterissä olevia tarvittaessa merkittävistä muutoksista.

Rekisterinpitäjät

Suomen Säveltäjäin Sibelius-rahasto
Y-tunnus: 1108348-9
osoite: Kampin huippu, Urho Kekkosen katu 2 C, 6. krs.
kotipaikka: HELSINKI
p. 09-44 55 89
sähköposti: saveltajat@composers.fi

Madetoja-säätiö
Y-tunnus: 1453966-4
osoite: Kampin huippu, Urho Kekkosen katu 2 C, 6. krs.
kotipaikka: HELSINKI
p. 09-44 55 89
sähköposti: saveltajat@composers.fi

Suomen Musiikintekijöiden rahaston osalta
Suomen Musiikintekijät ry
Y-tunnus 0201096-6
osoite: Kampin huippu, Urho Kekkosen katu 2 C, 6. krs.
kotipaikka: HELSINKI
p. 09-40 79 91
sähköposti: toimisto@musiikintekijat.fi

Georg Malmstén -säätiö
Y-tunnus 1491243-0
osoite: Kampin huippu, Urho Kekkosen katu 2 C, 6. krs.
kotipaikka: HELSINKI
p. 09-40 79 91
sähköposti: toimisto@musiikintekijat.fi

Rekisteriasioista vastaavat henkilöt

Suomen Säveltäjäin Sibelius -rahaston ja Madetoja-säätiön osalta
Maisa Mikkonen
osoite: Kampin huippu, Urho Kekkosen katu 2 C, 6. krs., 00100 HELSINKI
p. 09-44 55 89
sähköposti: maisa.mikkonen@composers.fi

Musiikintekijöiden rahaston ja Georg Malmstén -säätiön osalta
Sari Maunula
osoite: Kampin huippu, Urho Kekkosen katu 2 C, 6. krs., 00100 HELSINKI
p. 09-40 79 91
sähköposti: sari.maunula@musiikintekijat.fi

Henkilörekisterin nimi

Klaavi.fi käyttäjä- ja hakemusrekisteri

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Henkilötietoja käsitellään Madetoja-säätiön, Suomen Säveltäjäin Sibelius-rahaston, Georg Malmstén -säätiön apurahojen sekä Musiikintekijöiden rahaston stipendien hakuprosessia varten. Käyttäjätiliä perustettaessa kerättäviä henkilötietoja käytetään pääasiassa hakijan apuna esitäyttämään apurahahakemusta. Sähköpostiosoitetta käytetään myös tunnistautumiseen. Hakemusta tehdessä kerättäviä tietoja käytetään käsiteltäessä hakemusta, mm. arvioitaessa ja tarvittaessa myönnettäessä. Palvelun käytöstä kerätään myös oheistietoa väärinkäytösten estämiseen.

Rekisteröitävät tiedot

Henkilörekisteriin merkitään seuraavat tiedot:

Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisterin henkilötiedot saadaan henkilöltä itseltään hänen käyttäessään palvelua.

Palvelun käytön mahdollistamiseksi ja seuraamiseksi käyttäjän tietokoneen selaimessa käytetään evästeitä ("cookies"). Evästeillä kerätään tässä selosteessa määriteltyjä tietoja tässä selosteessa mainittuihin tarkoituksiin. Tämän lisäksi evästeitä hyödynnetään Palvelun kävijä- ja latausmäärien seurannassa sekä Palvelun käyttäjien selaintyyppien määrityksessä Palveluntarjoajan ja/tai sen yhteistyökumppaneiden toimesta. Tässä tarkoituksessa evästeillä ei kerätä ja tallenneta henkilötietoja tai muita sellaisia tietoja, jotka voisi yhdistää yksittäiseen Käyttäjään. Palvelun tarjoaminen ei sen luonteesta johtuen ole mahdollista ilman evästeitä. Mikäli Käyttäjä ei hyväksy evästeiden tallentamista koneelleen, hän ei saa käyttää Palvelua.

Henkilötietojen luovuttaminen

Palveluntarjoaja ei lähtökohtaisesti luovuta tietoja ulkopuoliselle taholle jota ei ole mainittu tässä rekisteri- ja tietosuojaselosteessa. Tietoja luovutetaan viranomaisille esimerkiksi rikostutkintaa varten silloin ja siinä määrin kuin kulloinkin voimassa oleva laki edellyttää. Tietoja voidaan siirtää EU:n tai ETA:n ulkopuolelle, muun muassa Yhdysvaltoihin Privacy Shield -menettelyn kautta.

Rekisterin suojaus

Kaikilla rekisteriä käsittelevillä henkilöillä on rekisterinpitäjän myöntämä henkilökohtainen käyttöoikeus. Käyttäjän tietoihin on pääsy vain sellaisilla henkilöillä, jotka tarvitsevat tätä tietoa palveluun liittyvien tehtäviensä täyttämisesä. Tällaisia henkilöitä ovat palvelussa mukana olevien säätiöiden ja rahastojen komiteat ja toimistohenkilökunta, sekä palvelun tekniset ylläpitäjät.

A) Fyysisessä muodossa oleva aineisto
Fyysisessä muodossa oleva aineisto säilytetään Suomen Säveltäjät ry:n toimitiloissa lukitussa tilassa.

B) Sähköisesti tallennetut tiedot
Sähköisessä muodossa olevat tiedot säilytetään SuperHelio Oy:n (kehittäjä ja tekninen ylläpitäjä) tietojärjestelmissä, joissa käytetään sekä teknisiä että ohjelmallisia keinoja tietoturvallisuuden varmistamiseksi. Tällaisia keinoja ovat mm. henkilökohtainen käyttöoikeuden rajaaminen, sekä vahva salaus tietoliikenneyhteyksissä. Näihin tietoihin on pääsy vain SuperHelio Oy:n valtuutetuilla työntekijöillä. Palvelimet sijaitsevat Amazon Web Services:n (pilvipalveluntarjoaja) tiloissa EU-alueella. Palvelusta lähtevät sähköpostit toimitetaan SendGrid:n (sähköpostipalveluntarjoaja) kautta. Sekä Amazon Web Services että SendGrid toimivat Privacy Shield -menettelyn mukaisesti niiltä osin milloin tietoja käsitellään EU:n tai ETA:n ulkopuolella.

Säilytysaika

Käyttäjätileille tallennettuja tietoja ja hakemuksiin täytettyjä tietoja säilytetään 24 kuukautta käyttäjän viimeisestä aktiivisuudesta. Poikkeuksena myönnetyt hakemukset ja niihin liittyvät käyttäjätilit, jotka pidetään järjestelmässä 10 vuotta arkistointitarkoituksessa.

Tietojen tarkastus-, muutos- ja poisto-oikeus

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja henkilörekisteriin on tallennettu. Tarkastuspyyntö on tehtävä kirjallisesti ja lähetettävä allekirjoitettuna yllä mainitulle rekisteriasioista vastaavalle henkilölle. Yhden tarkastuspyynnön käsittely vuodessa on rekisteröidylle maksutonta.

Rekisteröidyllä on lisäksi oikeus vaatia rekisterissä olevan virheellisen tiedon korjaamista. Tietojen korjauspyynnössä on yksilöitävä korjattava virhe ja ilmoitettava korjatut tiedot. Kirjallinen korjauspyyntö on lähetettävä yllä mainitulle rekisteriasioista vastaavalle henkilölle.

Siltä osin kun rekisteröity voi toimia itse muutoksen suhteen, hänen on ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti korjattava rekisterissä oleva virheellinen tieto. Rekisteröity pääsee tarkastelemaan kaikkia käyttäjätililleen tallennettuja henkilötietoja ja tarkastelemaan tallentamiaan hakemuksia kirjautumalla sisään palveluun.

Rekisteröidyllä on oikeus kieltää itseään koskevien tietojen käsittely. Tällainen kielto voidaan antaa milloin tahansa yllä mainitulle rekisteriasioista vastaavalle henkilölle.

Käyttäjällä on oikeus pyytää henkilötietojensa poistamista. Saapuneet poistopyynnöt toteutetaan kohtuullisen ajan sisällä, kuitenkin viimeistään kuukauden sisään. Poistettaessa osa tiedosta anonymisoidaan, jolloin niitä ei voi yhdistää henkilöön. Teknisistä ja käytännön syistä johtuen emme poista varmuuskopioita tai lokitietoja. Ne poistuvat normaalin säilytysajan päätyttyä. Pidämme aina tallessa myös tiedot suostumuksista, kielloista ja rajoituksista.